Cách ghi sổ theo dõi học phí lớp dạy thêm: mẫu một trang, không cần Excel
Không cần Excel để theo dõi học phí. Một trang sổ kẻ đúng cách đủ để trả lời ba câu hỏi mỗi tháng: ai đã đóng, ai còn thiếu, và tháng này thu được bao nhiêu. Điều quan trọng là ghi ngay khi nhận tiền, không để cuối tháng nhớ lại.
Kẻ sổ: một lớp một trang, một em một dòng
| Học sinh | Học phí | T9 | T10 | T11 | … | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nguyễn An | 500k | ✓ TM 3/9 | ✓ CK 5/10 | |||
| Trần Bình | 450k | ✓ CK 4/9 | ½ 200k | Anh ruột của Trần Chi, giảm 10% | ||
| Trần Chi | 500k | ✓ TM 6/9 | Nghỉ 2 buổi có phép T10 | |||
| Tổng đã thu | 1.450k | … | ||||
Kẻ cột từ tháng 9 đến tháng 5 (hoặc hết khoá) trên trang đôi. Dòng cuối cộng tổng mỗi tháng.
Ký hiệu thống nhất
- ✓ TM 3/9: đã thu tiền mặt ngày 3/9. ✓ CK 5/10: chuyển khoản ngày 5/10.
- ½ 200k: mới đóng một phần, ghi số đã nhận.
- Ô trống: chưa đóng. Không ghi gì khác vào ô này để nhìn là thấy.
- Học phí riêng (giảm cho anh em ruột, học bổng) ghi ở cột Học phí và lý do ở cột ghi chú.
Mỗi tháng 3 bước
- Đầu tháng: gửi tin thông báo học phí chung vào nhóm lớp.
- Khi nhận tiền: ghi ngay vào ô của tháng. Với chuyển khoản, đối chiếu sao kê ngân hàng rồi mới đánh dấu.
- Sau hạn đóng (ví dụ ngày 6): rà các ô trống, nhắn riêng từng phụ huynh. Mẫu tin ở bài Cách nhắc học phí phụ huynh.
Học bù có tính thêm tiền không?
Thường là không: học bù là để bù buổi đã nghỉ trong cùng mức học phí. Nếu lớp thu theo buổi và em nghỉ, cách tính ở bài Học sinh nghỉ học có trừ học phí không.
Cuối năm: cộng doanh thu
Cộng dòng tổng của tất cả các trang (mọi lớp, mọi tháng) là ra tổng học phí đã thu trong năm. Con số này cần khi xem mình có thuộc diện phải kê khai thuế hay không: xem bài Thuế dạy thêm 2026. Cần đưa biên nhận cho phụ huynh thì dùng mẫu phiếu thu học phí.
Câu hỏi thường gặp
Sổ theo dõi học phí lớp dạy thêm cần những cột nào?
Tên học sinh, mức học phí của em, mỗi tháng một cột ghi đã thu (tiền mặt hay chuyển khoản, ngày nhận), và cột ghi chú cho giảm giá hoặc nghỉ dài.
Ghi học phí chuyển khoản thế nào cho khỏi nhầm?
Chỉ đánh dấu đã thu sau khi đối chiếu sao kê ngân hàng, ghi rõ CK và ngày nhận, ví dụ ✓ CK 5/10.
Có cần dùng Excel để quản lý học phí không?
Không bắt buộc. Một trang sổ kẻ đúng cách đủ cho 1–2 lớp; khi nhiều lớp hơn, Excel hoặc app giúp tự cộng và lọc người chưa đóng.
Tick là xong, sổ tự cộng. Trong GieoChữ, mỗi lần tick “đã thu” là học phí được cộng vào doanh thu tháng; app hiện ngay em nào chưa đóng và soạn sẵn tin nhắc gửi phụ huynh qua Zalo. Miễn phí cho thầy cô dạy thêm.
Tải GieoChữ miễn phí →Đọc thêm: Mẫu phiếu thu học phí (Excel) · Cách nhắc học phí phụ huynh
Vì sao học sinh nghỉ học thêm giữa chừng và 5 dấu hiệu nhận biết sớm
Học sinh nghỉ học có trừ học phí không? 4 cách tính học phí dạy thêm khi con vắng
Giá dạy tiếng Anh tại nhà 2026: học phí theo tháng và theo buổi từ 41 lớp thật