Cách nhắc khéo phụ huynh đóng học phí: 12 mẫu tin nhắn không mất lòng

Cập nhật 05/10/2026 · GieoChữ · Đọc 7 phút

Đòi thì ngại, không đòi thì thiệt. Đó là cảm giác chung của gần như mọi thầy cô dạy thêm vào những ngày đầu tháng. Phần lớn phụ huynh chậm đóng không phải vì cố tình, mà vì quên, vì không nhớ con đã học bao nhiêu buổi, hoặc vì đợi đến ngày nhận lương. Một tin nhắn đúng cách giải quyết được hầu hết các trường hợp đó mà không làm ai khó xử.

Bài này gom lại những nguyên tắc nhắc học phí mà các thầy cô dạy lâu năm hay dùng, kèm 12 mẫu tin nhắn để sao chép và sửa theo lớp của mình.

5 nguyên tắc trước khi bấm gửi

1. Luôn nhắn riêng, không nhắc trong nhóm lớp. Nhóm Zalo chỉ dùng để thông báo lịch thu chung. Nhắc tên một gia đình chưa đóng trước mặt các phụ huynh khác là cách nhanh nhất để mất một học sinh.
2. Có số liệu cụ thể. "Tháng 10 con học 12 buổi, học phí 600.000đ" dễ trả lời hơn nhiều so với "chị nhớ đóng tiền học cho con nhé". Số buổi rõ ràng cũng tránh được tranh cãi khi con nghỉ vài buổi.
3. Chọn giờ dễ chịu. Sáng từ 8 đến 11 giờ hoặc đầu giờ chiều. Tránh nhắn sau 21 giờ, tránh nhắn ngay trước giờ con đến lớp.
4. Cho một lối thoát. Câu như "nếu chị đã chuyển rồi thì em xin lỗi, em kiểm tra lại ạ" giúp phụ huynh không bị đặt vào thế phải thanh minh.
5. Kèm cách trả tiền. Số tài khoản, tên chủ tài khoản, nội dung chuyển khoản gợi ý theo tên con. Phụ huynh đọc tin trên điện thoại, bấm chuyển ngay được thì gần như không còn lý do để hẹn lại.

Nhắc theo ba nấc, đừng nhảy cóc

Hầu hết các ca khó xử đến từ việc tin nhắc đầu tiên đã quá nặng. Hãy đi theo thứ tự:

12 mẫu tin nhắn theo tình huống

Thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của lớp mình. Xưng hô "em" và "chị" chỉ là ví dụ, thầy cô đổi cho hợp với tuổi của phụ huynh.

Nấc 1: thông báo trước hạn

Mẫu 1. Thông báo lịch thu cho cả lớp (gửi trong nhóm)

Dạ em chào các anh chị phụ huynh lớp [Toán 7]. Tháng [10] lớp học [12] buổi, học phí [600.000đ]/em. Các anh chị đóng giúp em trong tuần đầu tháng, từ ngày [1] đến ngày [5] ạ. Em gửi kèm số tài khoản bên dưới. Em cảm ơn các anh chị ạ.

Mẫu 2. Nhắc riêng trước hạn, giọng nhẹ

Dạ em chào chị. Em nhắn để chị tiện sắp xếp: học phí tháng [10] của bé [An] là [600.000đ] cho [12] buổi, hạn đóng đến ngày [5] ạ. Chị cần em gửi lại số tài khoản thì nhắn em nhé.

Nấc 2: nhắc lần một sau hạn

Mẫu 3. Phụ huynh có thể đã quên

Dạ em chào chị. Em rà sổ thì chưa thấy học phí tháng [10] của bé [An] ạ, [12] buổi, [600.000đ]. Nếu chị đã chuyển rồi thì chị gửi em ảnh chụp giao dịch để em đối chiếu lại nhé, em xin lỗi nếu em sót ạ.

Mẫu 4. Kèm số tài khoản để trả ngay

Dạ em gửi chị học phí tháng [10] của bé [An]: [12] buổi × [50.000đ] = [600.000đ]. Chị chuyển giúp em vào [Vietcombank] số [0123456789], chủ tài khoản [NGUYEN THI LAN], nội dung "[An lop 7 thang 10]" ạ. Em cảm ơn chị.

Mẫu 5. Con nghỉ vài buổi trong tháng

Dạ em chào chị. Tháng [10] bé [An] đi học [10] buổi, nghỉ [2] buổi ngày [8/10] và [15/10]. Em tính học phí theo số buổi con học là [500.000đ] ạ. Chị xem giúp em, có chỗ nào chưa đúng thì chị nhắn em kiểm tra lại nhé.

Mẫu 6. Thu theo buổi, cuối tháng chốt sổ

Dạ em gửi chị bảng tổng tháng [10] của bé [An]: [11] buổi, mỗi buổi [60.000đ], tổng [660.000đ]. Các ngày học: [3, 5, 8, 10, 12…]. Em cảm ơn chị đã cho con theo lớp ạ.

Nấc 3: nhắc trực tiếp

Mẫu 7. Đã quá hạn hai tuần

Dạ em chào chị. Em nhắn lại về học phí tháng [10] của bé [An], [600.000đ], hiện em vẫn chưa nhận được ạ. Chị cho em biết khoảng ngày nào chị tiện chuyển để em ghi sổ nhé. Em cảm ơn chị.

Mẫu 8. Nợ sang tháng thứ hai

Dạ em chào chị. Em gửi chị tổng học phí còn lại của bé [An]: tháng [9] [600.000đ] và tháng [10] [600.000đ], tổng [1.200.000đ]. Nếu một lần hơi nhiều, chị có thể chia làm hai lần, lần đầu trước ngày [15] ạ. Chị báo em để em sắp xếp nhé.

Mẫu 9. Phụ huynh xin trả chậm (trả lời khi phụ huynh hẹn)

Dạ vâng chị, không sao ạ. Em ghi sổ là chị chuyển trước ngày [20/10] nhé. Đến hôm đó nếu có gì thay đổi chị cứ nhắn em ạ.

Tình huống đặc biệt

Mẫu 10. Phụ huynh đã đọc nhưng không trả lời

Dạ em chào chị. Em không biết chị đã xem tin trước của em chưa, em gọi điện cho chị vào chiều nay được không ạ? Em muốn trao đổi thêm một chút về việc học của bé [An] và học phí tháng [10].

Chuyển sang gọi điện thường hiệu quả hơn nhắn thêm tin thứ tư. Bắt đầu bằng chuyện học của con, rồi mới nói đến học phí.

Mẫu 11. Học sinh nghỉ hẳn, còn nợ học phí

Dạ em chào chị. Em rất tiếc vì bé [An] không tiếp tục theo lớp, cảm ơn chị đã tin tưởng em thời gian qua. Em gửi chị phần học phí còn lại của các buổi con đã học trong tháng [10]: [6] buổi, [300.000đ]. Chị chuyển giúp em khi tiện nhé ạ.

Mẫu 12. Cảm ơn sau khi nhận tiền

Dạ em nhận được học phí tháng [10] của bé [An] rồi ạ. Em cảm ơn chị. Tuần này con làm bài [phân số] tiến bộ lắm chị ạ.

Tin cảm ơn kèm một câu về con là thứ khiến phụ huynh đóng đúng hạn ở tháng sau. Nó cho phụ huynh thấy tiền học đổi lấy điều gì.

Những câu nên tránh

• "Cả lớp đóng hết rồi, còn mỗi nhà mình." Câu này so sánh và làm phụ huynh bẽ mặt.
• "Chị không đóng thì tháng sau con nghỉ nhé." Lời đe doạ ở tin nhắn đầu tiên gần như chắc chắn mất học sinh.
• Nhắn qua con: "Con về nói mẹ đóng tiền học cho cô." Con ngại, và tin thường không đến tay bố mẹ đúng nghĩa.
• Nhắc lúc tan lớp trước mặt các phụ huynh đón con khác.

Làm sao để ít phải nhắc hơn

Nhắc khéo đến đâu cũng tốn sức. Các thầy cô ít phải nhắc nhất thường làm ba việc ngay từ đầu:

1. Chốt lịch thu từ buổi đầu tiên. Thu đầu tháng hay cuối tháng, theo tháng hay theo buổi, nghỉ có trừ tiền không. Ghi thành một tin nhắn và gửi khi nhận học sinh.
2. Gửi cùng một ngày mỗi tháng. Phụ huynh quen nhịp sẽ tự chuyển trước khi thầy cô kịp nhắc.
3. Ghi sổ ngay khi nhận tiền. Biết chính xác ai đã đóng, ai chưa thì mới nhắc đúng người. Nhắc nhầm một gia đình đã đóng là điều khó xử nhất.

Câu hỏi thường gặp

Nên nhắc học phí vào lúc nào?

Nhắc lần đầu 2 đến 3 ngày trước hạn thu, vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều. Tránh nhắn sau 21 giờ và ngay trước giờ học của con.

Có nên nhắc học phí trong nhóm Zalo lớp không?

Không. Nhóm chỉ để thông báo lịch thu chung. Nhắc từng gia đình chưa đóng luôn nhắn riêng.

Phụ huynh nợ học phí hai tháng thì làm thế nào?

Gửi một tin riêng ghi rõ từng tháng, đề nghị mốc trả cụ thể hoặc chia hai lần như mẫu 8. Nếu vẫn im lặng thì gọi điện trực tiếp trước khi quyết định có tiếp tục nhận học sinh hay không.

Đọc thêm: Tin nhắn gửi phụ huynh: mẫu cho cả năm học · Học phí dạy thêm bao nhiêu là hợp lý?